HomeMy WebLinkAbout2024-02-08 Manual Usuario Documentacion Por Procesos - Elaborador V10
Enterprise Document
Management Solution
Elaborado por:
Gestech
Código: APPL-001
Mayo 17 de 2018
Versión 1.0
2
MANUAL DE USUARIO
DOCUMENTACIÓN POR
PROCESOS
USUARIO ELABORADOR
3
1. Control de Versiones
Versión
Documento
Versión
Configuración Fecha Descripción Elaboró
1.0 1.0.0 2019-11-26 Elaboración del
manual de usuario Laura Méndez
2.0 2.0.0 2021-09-23 Actualización del
manual de usuario Keyla Tejeda
3.0 3.0.0 2021-11-23 Actualización del
manual de usuario Keyla Tejeda
4.0 4.0.0 2021-12-03 Actualización del
manual de usuario
Keyla Tejeda
Laura Méndez
5.0 4.0.0 2021-12-28
Actualización del
manual de usuario. Se
divide manual por
roles dentro del
proceso.
Keyla Tejeda
Laura Méndez
6.0 5.0.0 2022-03-30
Actualización del
manual de usuario. Se
integra las áreas
documentales de
Procesos y Calidad,
Normativa Técnica y
HSE.
Keyla Tejeda
7.0 6.0.0 2023-06-13
Actualización del
manual de usuario. Se
especifican las
acciones a realizar
desde formularios.
Marineth Calderón
8.0 6.0.0 2023-07-26
Actualización del
manual de usuario. Se
especifican las
acciones a realizar
desde formularios.
Marineth Calderón
9.0
7.0.0
2023-08-14
Actualización del
manual de usuario de
acuerdo con
observaciones del área
usuaria.
Marineth Calderón
10.0
7.0.0
2024-02-08
Actualización del
manual para adición
de funcionalidad para
Laura Méndez
4
anular documentos
secundarios.
5
Laserfiche, crea soluciones sencillas y elegantes para la administración de
documentos que ayudan a las organizaciones a funcionar de manera inteligente. Al
digitalizar archivos en papel, Laserfiche habilita a los usuarios para señalar
instantáneamente la información que necesitan, para colaborar efectivamente y
completar las tareas diarias en forma efectiva. El acceso seguro a la aplicación
permite a las organizaciones compartir información con oficinas remotas, socios
de negocios y clientes, mientras que las opciones de seguridad de usuario y basadas
en funciones aseguran el cumplimiento con los estándares gubernamentales e
industriales.
ÍNDICE
1. Control de Versiones ................................................................ 3
Flujo de Proceso para: Documentación por procesos................................... 6
2. Definiciones........................................................................... 6
3. Solicitud creación / actualización de documentos ............................. 6
3.1 Ubicación de documentos a crear o actualizar ............................. 6
3.2 Creación de documentos ..................................................... 10
3.2.1 Creación de documento secundario en formato word .............. 12
3.2.2 Creación de documento secundario en formato excel .............. 20
3.2.3 Acciones sobre el documento creado .................................. 26
3.3 Actualización de documentos ................................................ 28
3.3.1 Creación de documento secundario en formato word .............. 31
3.3.2 Creación de documento secundario en formato excel .............. 37
3.3.3 Acciones sobre el documento actualizado ............................ 44
4. Anulación de documentos secundarios en fase 02. ELABORACION DE
DOCUMENTOS ............................................................................ 46
5. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento ............... 48
6
Flujo de Proceso para: Documentación por procesos.
El proceso de Documentación por Procesos incluye las siguientes actividades
definidas.
2. Definiciones
• Usuario Elaborador: Usuario asignado para la elaboración o modificación de
documentos.
• Usuario Administrador 1: Responsable de Procesos y Calidad / Responsable
Normativa Técnica / Responsable HSE.
• Usuario Administrador 2: Gerente de Procesos y Calidad.
• Metadato: Los metadatos, consisten en información que caracteriza datos,
describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras
características de los datos. Para este proceso un ejemplo de metadato son los
campos dentro del repositorio de Laserfiche que describen información del
proceso, como nombre de revisor, acción de revisión de un documento, fechas
de revisión.
• Documento primario: Documento de proceso que soportan información
original.
• Documento secundario: Documento de proceso que se desarrollan a partir de
los documentos primarios y existen a partir de los documentos primarios.
3. Solicitud creación / actualización de documentos
A continuación, se describen las actividades para la Solicitud creación /
actualización de documentos y las acciones que debe realizar el Usuario Elaborador
en Laserfiche.
3.1 Ubicación de documentos a crear o actualizar
El Usuario Elaborador podrá ubicar los documentos a crear o actualizar a través de
las siguientes dos formas:
1. Ingresando al enlace incluido en la notificación recibida
automáticamente por Laserfiche.
7
El Usuario Elaborador deberá seleccionar el enlace ubicado dentro de la
notificación de correo electrónico donde Laserfiche lo enviará directamente
al repositorio.
Nota: Si es primera vez que el Usuario Elaborador ingresa a Laserfiche el
sistema solicitará las credenciales de acceso. De lo contrario visualizará la
pantalla indicada.
2. Ingresando directo a “Laserfiche Web Client”.
El Usuario Elaborador deberá ingresar al portal Web a través del siguiente
enlace:
https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html
Una vez el Usuario Elaborador esté dentro del portal deberá ubicar la
sección Laserfiche Web Client y seleccionar la opción “Abrir”.
Al momento de hacer el ingreso, el Usuario Elaborador deberá validar:
8
1. Si el usuario es genérico, se diligenciarán los campos “Nombre de
Usuario” y “Contraseña”. Posteriormente, se dará clic en el botón
“Iniciar sesión”.
2. Si el usuario no es genérico, deberá seleccionar el botón “(SAML) Vanti
Azure AD”
9
En la ventana siguiente, ingresar con su usuario y contraseña.
Posteriormente, dentro del repositorio, el Usuario Elaborador deberá
ingresar a la carpeta “02. ELABORACION DE DOCUMENTO” y realizar las
siguientes acciones:
10
3.2 Creación de documentos
Para la creación de un documento por primera vez el Usuario Elaborador deberá:
Ingresar a la carpeta del usuario elaborador
Cada Usuario Elaborador tendrá asignada una carpeta con su nombre donde
encontrará la solicitud que tenga para su gestión.
Ingresar a la carpeta de la solicitud
Dentro de la carpeta de la solicitud el Usuario Elaborador visualizará la solicitud
de creación de documento y las plantillas de documento a desarrollar.
Seleccionar el documento
Una vez el Usuario Elaborador seleccione el documento, Laserfiche abrirá un panel
derecho en donde el usuario deberá:
11
Seleccionar la opción "Más"
El sistema desplegará un listado de opciones.
Seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento"
Una vez seleccionado, el sistema presentará un nuevo formulario en donde el
usuario deberá:
Seleccionar la opción "Ver Documento"
El usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento", y el sistema habilitará una
nueva pestaña en dónde se podrá hacer la edición en línea del documento.
Iniciar sesión en Microsoft
En caso de no tener iniciada la sesión en la cuenta de Microsoft, el usuario deberá
realizar ese paso adicional.
12
Una vez se inicie sesión en Microsoft, en la nueva ventana se presentará el
documento online para ser editado. Los cambios realizados sobre este documento
serán almacenados automáticamente. Además, el usuario elaborador podrá
realizar el cierre de la ventana y retomar nuevamente la edición oprimiendo el
botón "Ver Documento".
Si el Usuario Elaborador requiere crear documentos secundarios dentro de un
documento primario deberá realizar las siguientes actividades:
3.2.1 Creación de documento secundario en formato word
Para la creación de documentos secundarios el Usuario Elaborador deberá realizar
clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las siguientes
acciones:
13
Seleccionar la opción
Seleccionar la opción
Posteriormente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar
la siguiente acción:
14
Seleccionar el campo
Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá:
15
Seleccionar la plantilla
El usuario deberá desplegar el campo Plantilla y seleccionar la opción "DPP
- Documento Secundario".
Posteriormente, deberá:
16
Escoger el tipo de documento
Desplegar el campo "DPP - Tipo Documento Secundario" y escoger la opción
correspondiente.
Escribir el nombre del documento
Especificar el nombre del documento en el campo "DPP - Nombre
Documento".
Dar clic
Dar clic en el botón "Crear". Para habilitar esta opción, es obligatorio que
el usuario diligencie los dos campos mencionados en el paso 1 y 2.
Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo
documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo
deberá:
Actualizar
Dar clic en el ícono de actualizar.
Este ícono se encuentra ubicado en la parte superior derecha del
repositorio. Una vez actualizada la página el "Nuevo documento" se
almacenará dentro de la carpeta "DOCUMENTOS SECUNDARIOS"
Posteriormente, para editar el documento el Usuario Elaborador deberá ingresar a
la carpeta y realizar los siguientes pasos:
17
Seleccionar el documento
El usuario deberá hacer check sobre el documento secundario.
Desplegar opción
Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más".
Seleccionar formulario
De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de
Documento Secundario".
El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde
el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la
edición del documento.
18
Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la
edición del documento en línea.
Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de
SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento
secundario para las siguientes acciones:
19
Seleccionar la acción
El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR
GESTIÓN".
Diligenciar
El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones.
Finalizar
Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar".
Automáticamente, el archivo en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los
cambios realizados en SharePoint.
20
3.2.2 Creación de documento secundario en formato excel
Para la creación de documentos secundarios en formato excel Usuario Elaborador
deberá realizar clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las
siguientes acciones:
Seleccionar la opción
Seleccionar la opción
Seguidamente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar la
siguiente acción:
21
Seleccionar el campo
Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá:
22
Posteriormente, deberá:
Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo
documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo
deberá:
23
Posteriormente, para editar el documento, el Usuario Elaborador deberá ingresar
a la carpeta y realizar los siguientes pasos:
Seleccionar el documento
El usuario deberá hacer check sobre el documento.
Desplegar Más opciones
Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más".
Seleccionar formulario
De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de
Documento Secundario".
El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde
el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la
edición del documento.
24
Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la
edición del documento en línea.
25
Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de
SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento
secundario para las siguientes acciones:
Seleccionar la acción
El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR
GESTIÓN".
Diligenciar
El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones.
Finalizar
Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar".
26
Automáticamente, el archivo excel en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los
cambios realizados en SharePoint.
3.2.3 Acciones sobre el documento creado
Una vez el Usuario Elaborador finalice la elaboración de los documentos podrá
realizar las siguientes acciones para que el flujo de proceso de documento avance.
Escenario 1. Acción "Finalizar Gestión del documento".
El usuario deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar
las siguientes acciones:
Seleccionar Acción
Deberá escoger la opción "FINALIZAR GESTIÓN".
Diligenciar Observaciones
El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo "Observaciones".
Finalizar gestión
27
Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar".
Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario:
• Si el documento en elaboración tiene asignado a un solo usuario elaborador,
Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta "03. REVISION DOCUMENTOS", e
inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al Usuario
Revisor la revisión del documento.
• Si el documento en elaboración tiene asignado varios usuarios elaboradores,
Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del siguiente Usuario Elaborador,
e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al siguiente
usuario elaborador, quién también deberá realizar la gestión del documento
de acuerdo con los pasos que han sido explicados.
Escenario 2: Acción "Devolver el documento a" un usuario Elaborador.
Para los casos donde el documento tiene asignado más de un Usuario Elaborador y
uno de ellos decida devolver el documento a otro Usuario Elaborador, este deberá
dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes
acciones:
28
Seleccionar Acción
Deberá escoger la acción "DEVOLVER DOCUMENTO A".
Seleccionar usuario elaborador
El usuario deberá escoger el usuario elaborador al que realizará la
devolución del documento.
Diligenciar Observaciones
Para realizar la devolución de un documento, se requiere que el usuario
diligencie obligatoriamente las observaciones al respecto.
Finalizar gestión
Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar".
Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario, Laserfiche moverá la solicitud
a la carpeta del Usuario Elaborador seleccionado, e inmediatamente se notificará
a través de correo electrónico al Usuario Elaborador seleccionado la devolución del
documento, quién deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los
pasos que han sido explicados.
3.3 Actualización de documentos
29
Para la actualización de un documento ya existente el Usuario Elaborador deberá:
Ingresar a la carpeta del usuario elaborador
Cada Usuario Elaborador tendrá asignada una carpeta con su nombre donde
encontrará la solicitud que tenga para su gestión.
Ingresar a la carpeta de la solicitud
Dentro de la carpeta de la solicitud el Usuario Elaborador visualizará la
solicitud de creación de documento y las plantillas de documento a
desarrollar.
Seleccionar el documento
Una vez el Usuario Elaborador seleccione el documento, Laserfiche abrirá
un panel derecho en donde el usuario deberá:
Seleccionar la opción "Más"
El sistema desplegará un listado de opciones.
Seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento"
30
Una vez seleccionado, el sistema presentará un nuevo formulario en donde el
usuario deberá:
Seleccionar la opción "Ver Documento"
El usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento", y el sistema
habilitará una nueva pestaña en dónde se podrá hacer la edición en línea
del documento.
Iniciar sesión en Microsoft
En caso de no tener iniciada la sesión en la cuenta de Microsoft, el usuario
deberá realizar ese paso adicional.
Una vez se inicie sesión en Microsoft, en la nueva ventana se presentará el
documento online para ser editado. Los cambios realizados sobre este documento
serán almacenados automáticamente. Además, el usuario elaborador podrá
31
realizar el cierre de la ventana y retomar nuevamente la edición oprimiendo el
botón "Ver Documento".
3.3.1 Creación de documento secundario en formato word
Para la creación de documentos secundarios el Usuario Elaborador deberá realizar
clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las siguientes
acciones:
Seleccionar la opción
32
Seleccionar la opción
Posteriormente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar
la siguiente acción:
Seleccionar el campo
Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá:
33
Seleccionar la plantilla
El usuario deberá desplegar el campo Plantilla y seleccionar la opción "DPP
- Documento Secundario".
Posteriormente, deberá:
34
Escoger el tipo de documento
Desplegar el campo "DPP - Tipo Documento Secundario" y escoger la opción
correspondiente.
Escribir el nombre del documento
Especificar el nombre del documento en el campo "DPP - Nombre
Documento".
Dar clic
Dar clic en el botón "Crear". Para habilitar esta opción, es obligatorio que
el usuario diligencie los dos campos mencionados en el paso 1 y 2.
Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo
documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo
deberá:
Actualizar
Dar clic en el ícono de actualizar.
Este ícono se encuentra ubicado en la parte superior derecha del
repositorio. Una vez actualizada la página el "Nuevo documento" se
almacenará dentro de la carpeta "DOCUMENTOS SECUNDARIOS"
Posteriormente, para editar el documento el Usuario Elaborador deberá ingresar a
la carpeta y realizar los siguientes pasos:
35
Seleccionar el documento
El usuario deberá hacer check sobre el documento secundario.
Desplegar opción
Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más".
Seleccionar formulario
De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de
Documento Secundario".
El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde
el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la
edición del documento.
36
Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la
edición del documento en línea.
Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de
SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento
secundario para las siguientes acciones:
37
Seleccionar la acción
El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR
GESTIÓN".
Diligenciar
El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones.
Finalizar
Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar".
Automáticamente, el archivo en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los
cambios realizados en SharePoint.
3.3.2 Creación de documento secundario en formato excel
38
Para la creación de documentos secundarios en formato excel Usuario Elaborador
deberá realizar clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las
siguientes acciones:
Seleccionar la opción
Seleccionar la opción
Seguidamente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar la
siguiente acción:
39
Seleccionar el campo
Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá:
40
Posteriormente, deberá:
Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo
documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo
deberá:
41
Posteriormente, para editar el documento, el Usuario Elaborador deberá ingresar
a la carpeta y realizar los siguientes pasos:
Seleccionar el documento
El usuario deberá hacer check sobre el documento.
Desplegar Más opciones
Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más".
Seleccionar formulario
De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de
Documento Secundario".
El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde
el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la
edición del documento.
42
Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la
edición del documento en línea.
43
Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de
SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento
secundario para las siguientes acciones:
Seleccionar la acción
El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR
GESTIÓN".
Diligenciar
El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones.
Finalizar
Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar".
44
Automáticamente, el archivo excel en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los
cambios realizados en SharePoint.
3.3.3 Acciones sobre el documento actualizado
Una vez el Usuario Elaborador finalice la actualización de los documentos podrá
realizar las siguientes acciones para que el flujo de proceso de documento avance.
Escenario 1. Acción "Finalizar Gestión del documento".
El usuario deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar
las siguientes acciones:
Seleccionar Acción
Deberá escoger la opción "FINALIZAR GESTIÓN".
Diligenciar Observaciones
El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo "Observaciones".
Finalizar gestión
45
Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar".
Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario:
• Si el documento en actualización tiene asignado a un solo usuario
elaborador, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta "03. REVISION
DOCUMENTOS", e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al
Usuario Revisor la revisión del documento.
• Si el documento en actualización tiene asignado varios usuarios
elaboradores, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del siguiente Usuario
Elaborador, e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al
siguiente usuario elaborador, quién también deberá realizar la gestión del
documento de acuerdo con los pasos que han sido explicados.
Escenario 2: Acción "Devolver el documento a" un usuario Elaborador.
Para los casos donde el documento tiene asignado más de un Usuario Elaborador y
uno de ellos decida devolver el documento a otro Usuario Elaborador, este deberá
dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes
acciones:
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Seleccionar Acción
Deberá escoger la acción "DEVOLVER DOCUMENTO A".
Seleccionar usuario elaborador
El usuario deberá escoger el usuario elaborador al que realizará la
devolución del documento.
Diligenciar Observaciones
Para realizar la devolución de un documento, se requiere que el usuario
diligencie obligatoriamente las observaciones al respecto.
Finalizar gestión
Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar".
Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario, Laserfiche moverá la solicitud
a la carpeta del Usuario Elaborador seleccionado, e inmediatamente se notificará
a través de correo electrónico al Usuario Elaborador seleccionado la devolución del
documento, quién deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los
pasos que han sido explicados.
4. Anulación de documentos secundarios en fase 02. ELABORACION DE
DOCUMENTOS
En caso de que el usuario haya creado un documento secundario en la fase 02.
ELABORACION DE DOCUMENTOS y por algún motivo este documento deba ser
anulado. El usuario deberá:
47
Seleccionar el documento a anular haciendo check en su casilla y posteriormente
en el panel de metadatos desplegar en la opción “Más” el formulario “DPP – Gestión
de Documento Secundario”.
Laserfiche desplegará en la parte derecha de la ventana el formulario “DPP –
Gestión de Documento Secundario”. Allí el usuario deberá seleccionar la opción
“ANULAR DOCUMENTO” en el campo “Acción”, diligenciar las observaciones de la
anulación en el campo respectivo y dar clic en el botón “Finalizar”.
Una vez realizadas estas acciones, el documento desaparecerá de la carpeta y el
metadato “DPP – Numero Documento” se reorganizará.
48
Los documentos anulados se moverán a la carpeta 14. ANULADOS, subcarpeta
DOCUMENTOS SECUNDARIOS.
NOTAS:
1. En caso de que el documento secundario a anular en la fase 02.
ELABORACION DE DOCUMENTOS ya sea un documento publicado, al momento
de hacer la anulación, el metadato “DPP – Numero Documento” no se
actualizará. Adicionalmente, el código de este documento será anulado, por
lo tanto, este código no se volverá a asignar. En caso de añadir nuevos
documentos secundarios, el código que Laserfiche asignará será el
correspondiente a la secuencia.
2. Los documentos publicados secundarios una vez sean anulados, serán
movidos automáticamente a la carpeta 10. OBSOLETO, subcarpeta
DOCUMENTOS INTERNOS, con su respectiva marca de agua.
5. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento
El Usuario Elaborador deberá ingresar al enlace recibido dentro de la notificación
enviada por Laserfiche una vez el documento ha sido publicado.
49
El enlace direccionará al Usuario Elaborador al formulario “Encuesta de
satisfacción” donde deberá diligenciar cada uno de los campos.
50
51
Una vez enviado el formulario “Encuesta de Satisfacción” Laserfiche notificará a
través de correo electrónico el radicado del diligenciamiento de la encuesta al
Usuario Elaborador y le notificará al Usuario Administrador 1 (responsable de
Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE), el envío
de la encuesta diligenciada.