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HomeMy WebLinkAbout2024-02-08 Manual Usuario Documentacion Por Procesos - Elaborador V10 Enterprise Document Management Solution Elaborado por: Gestech Código: APPL-001 Mayo 17 de 2018 Versión 1.0 2 MANUAL DE USUARIO DOCUMENTACIÓN POR PROCESOS USUARIO ELABORADOR 3 1. Control de Versiones Versión Documento Versión Configuración Fecha Descripción Elaboró 1.0 1.0.0 2019-11-26 Elaboración del manual de usuario Laura Méndez 2.0 2.0.0 2021-09-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 3.0 3.0.0 2021-11-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 4.0 4.0.0 2021-12-03 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda Laura Méndez 5.0 4.0.0 2021-12-28 Actualización del manual de usuario. Se divide manual por roles dentro del proceso. Keyla Tejeda Laura Méndez 6.0 5.0.0 2022-03-30 Actualización del manual de usuario. Se integra las áreas documentales de Procesos y Calidad, Normativa Técnica y HSE. Keyla Tejeda 7.0 6.0.0 2023-06-13 Actualización del manual de usuario. Se especifican las acciones a realizar desde formularios. Marineth Calderón 8.0 6.0.0 2023-07-26 Actualización del manual de usuario. Se especifican las acciones a realizar desde formularios. Marineth Calderón 9.0 7.0.0 2023-08-14 Actualización del manual de usuario de acuerdo con observaciones del área usuaria. Marineth Calderón 10.0 7.0.0 2024-02-08 Actualización del manual para adición de funcionalidad para Laura Méndez 4 anular documentos secundarios. 5 Laserfiche, crea soluciones sencillas y elegantes para la administración de documentos que ayudan a las organizaciones a funcionar de manera inteligente. Al digitalizar archivos en papel, Laserfiche habilita a los usuarios para señalar instantáneamente la información que necesitan, para colaborar efectivamente y completar las tareas diarias en forma efectiva. El acceso seguro a la aplicación permite a las organizaciones compartir información con oficinas remotas, socios de negocios y clientes, mientras que las opciones de seguridad de usuario y basadas en funciones aseguran el cumplimiento con los estándares gubernamentales e industriales. ÍNDICE 1. Control de Versiones ................................................................ 3 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos................................... 6 2. Definiciones........................................................................... 6 3. Solicitud creación / actualización de documentos ............................. 6 3.1 Ubicación de documentos a crear o actualizar ............................. 6 3.2 Creación de documentos ..................................................... 10 3.2.1 Creación de documento secundario en formato word .............. 12 3.2.2 Creación de documento secundario en formato excel .............. 20 3.2.3 Acciones sobre el documento creado .................................. 26 3.3 Actualización de documentos ................................................ 28 3.3.1 Creación de documento secundario en formato word .............. 31 3.3.2 Creación de documento secundario en formato excel .............. 37 3.3.3 Acciones sobre el documento actualizado ............................ 44 4. Anulación de documentos secundarios en fase 02. ELABORACION DE DOCUMENTOS ............................................................................ 46 5. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento ............... 48 6 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos. El proceso de Documentación por Procesos incluye las siguientes actividades definidas. 2. Definiciones • Usuario Elaborador: Usuario asignado para la elaboración o modificación de documentos. • Usuario Administrador 1: Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE. • Usuario Administrador 2: Gerente de Procesos y Calidad. • Metadato: Los metadatos, consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos. Para este proceso un ejemplo de metadato son los campos dentro del repositorio de Laserfiche que describen información del proceso, como nombre de revisor, acción de revisión de un documento, fechas de revisión. • Documento primario: Documento de proceso que soportan información original. • Documento secundario: Documento de proceso que se desarrollan a partir de los documentos primarios y existen a partir de los documentos primarios. 3. Solicitud creación / actualización de documentos A continuación, se describen las actividades para la Solicitud creación / actualización de documentos y las acciones que debe realizar el Usuario Elaborador en Laserfiche. 3.1 Ubicación de documentos a crear o actualizar El Usuario Elaborador podrá ubicar los documentos a crear o actualizar a través de las siguientes dos formas: 1. Ingresando al enlace incluido en la notificación recibida automáticamente por Laserfiche. 7 El Usuario Elaborador deberá seleccionar el enlace ubicado dentro de la notificación de correo electrónico donde Laserfiche lo enviará directamente al repositorio. Nota: Si es primera vez que el Usuario Elaborador ingresa a Laserfiche el sistema solicitará las credenciales de acceso. De lo contrario visualizará la pantalla indicada. 2. Ingresando directo a “Laserfiche Web Client”. El Usuario Elaborador deberá ingresar al portal Web a través del siguiente enlace: https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html Una vez el Usuario Elaborador esté dentro del portal deberá ubicar la sección Laserfiche Web Client y seleccionar la opción “Abrir”. Al momento de hacer el ingreso, el Usuario Elaborador deberá validar: 8 1. Si el usuario es genérico, se diligenciarán los campos “Nombre de Usuario” y “Contraseña”. Posteriormente, se dará clic en el botón “Iniciar sesión”. 2. Si el usuario no es genérico, deberá seleccionar el botón “(SAML) Vanti Azure AD” 9 En la ventana siguiente, ingresar con su usuario y contraseña. Posteriormente, dentro del repositorio, el Usuario Elaborador deberá ingresar a la carpeta “02. ELABORACION DE DOCUMENTO” y realizar las siguientes acciones: 10 3.2 Creación de documentos Para la creación de un documento por primera vez el Usuario Elaborador deberá: Ingresar a la carpeta del usuario elaborador Cada Usuario Elaborador tendrá asignada una carpeta con su nombre donde encontrará la solicitud que tenga para su gestión. Ingresar a la carpeta de la solicitud Dentro de la carpeta de la solicitud el Usuario Elaborador visualizará la solicitud de creación de documento y las plantillas de documento a desarrollar. Seleccionar el documento Una vez el Usuario Elaborador seleccione el documento, Laserfiche abrirá un panel derecho en donde el usuario deberá: 11 Seleccionar la opción "Más" El sistema desplegará un listado de opciones. Seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento" Una vez seleccionado, el sistema presentará un nuevo formulario en donde el usuario deberá: Seleccionar la opción "Ver Documento" El usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento", y el sistema habilitará una nueva pestaña en dónde se podrá hacer la edición en línea del documento. Iniciar sesión en Microsoft En caso de no tener iniciada la sesión en la cuenta de Microsoft, el usuario deberá realizar ese paso adicional. 12 Una vez se inicie sesión en Microsoft, en la nueva ventana se presentará el documento online para ser editado. Los cambios realizados sobre este documento serán almacenados automáticamente. Además, el usuario elaborador podrá realizar el cierre de la ventana y retomar nuevamente la edición oprimiendo el botón "Ver Documento". Si el Usuario Elaborador requiere crear documentos secundarios dentro de un documento primario deberá realizar las siguientes actividades: 3.2.1 Creación de documento secundario en formato word Para la creación de documentos secundarios el Usuario Elaborador deberá realizar clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las siguientes acciones: 13 Seleccionar la opción Seleccionar la opción Posteriormente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar la siguiente acción: 14 Seleccionar el campo Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá: 15 Seleccionar la plantilla El usuario deberá desplegar el campo Plantilla y seleccionar la opción "DPP - Documento Secundario". Posteriormente, deberá: 16 Escoger el tipo de documento Desplegar el campo "DPP - Tipo Documento Secundario" y escoger la opción correspondiente. Escribir el nombre del documento Especificar el nombre del documento en el campo "DPP - Nombre Documento". Dar clic Dar clic en el botón "Crear". Para habilitar esta opción, es obligatorio que el usuario diligencie los dos campos mencionados en el paso 1 y 2. Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo deberá: Actualizar Dar clic en el ícono de actualizar. Este ícono se encuentra ubicado en la parte superior derecha del repositorio. Una vez actualizada la página el "Nuevo documento" se almacenará dentro de la carpeta "DOCUMENTOS SECUNDARIOS" Posteriormente, para editar el documento el Usuario Elaborador deberá ingresar a la carpeta y realizar los siguientes pasos: 17 Seleccionar el documento El usuario deberá hacer check sobre el documento secundario. Desplegar opción Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más". Seleccionar formulario De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento Secundario". El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la edición del documento. 18 Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la edición del documento en línea. Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento secundario para las siguientes acciones: 19 Seleccionar la acción El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR GESTIÓN". Diligenciar El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones. Finalizar Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". Automáticamente, el archivo en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los cambios realizados en SharePoint. 20 3.2.2 Creación de documento secundario en formato excel Para la creación de documentos secundarios en formato excel Usuario Elaborador deberá realizar clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las siguientes acciones: Seleccionar la opción Seleccionar la opción Seguidamente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar la siguiente acción: 21 Seleccionar el campo Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá: 22 Posteriormente, deberá: Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo deberá: 23 Posteriormente, para editar el documento, el Usuario Elaborador deberá ingresar a la carpeta y realizar los siguientes pasos: Seleccionar el documento El usuario deberá hacer check sobre el documento. Desplegar Más opciones Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más". Seleccionar formulario De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento Secundario". El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la edición del documento. 24 Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la edición del documento en línea. 25 Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento secundario para las siguientes acciones: Seleccionar la acción El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR GESTIÓN". Diligenciar El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones. Finalizar Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". 26 Automáticamente, el archivo excel en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los cambios realizados en SharePoint. 3.2.3 Acciones sobre el documento creado Una vez el Usuario Elaborador finalice la elaboración de los documentos podrá realizar las siguientes acciones para que el flujo de proceso de documento avance. Escenario 1. Acción "Finalizar Gestión del documento". El usuario deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: Seleccionar Acción Deberá escoger la opción "FINALIZAR GESTIÓN". Diligenciar Observaciones El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo "Observaciones". Finalizar gestión 27 Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar". Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario: • Si el documento en elaboración tiene asignado a un solo usuario elaborador, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta "03. REVISION DOCUMENTOS", e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al Usuario Revisor la revisión del documento. • Si el documento en elaboración tiene asignado varios usuarios elaboradores, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del siguiente Usuario Elaborador, e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al siguiente usuario elaborador, quién también deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los pasos que han sido explicados. Escenario 2: Acción "Devolver el documento a" un usuario Elaborador. Para los casos donde el documento tiene asignado más de un Usuario Elaborador y uno de ellos decida devolver el documento a otro Usuario Elaborador, este deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: 28 Seleccionar Acción Deberá escoger la acción "DEVOLVER DOCUMENTO A". Seleccionar usuario elaborador El usuario deberá escoger el usuario elaborador al que realizará la devolución del documento. Diligenciar Observaciones Para realizar la devolución de un documento, se requiere que el usuario diligencie obligatoriamente las observaciones al respecto. Finalizar gestión Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar". Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del Usuario Elaborador seleccionado, e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al Usuario Elaborador seleccionado la devolución del documento, quién deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los pasos que han sido explicados. 3.3 Actualización de documentos 29 Para la actualización de un documento ya existente el Usuario Elaborador deberá: Ingresar a la carpeta del usuario elaborador Cada Usuario Elaborador tendrá asignada una carpeta con su nombre donde encontrará la solicitud que tenga para su gestión. Ingresar a la carpeta de la solicitud Dentro de la carpeta de la solicitud el Usuario Elaborador visualizará la solicitud de creación de documento y las plantillas de documento a desarrollar. Seleccionar el documento Una vez el Usuario Elaborador seleccione el documento, Laserfiche abrirá un panel derecho en donde el usuario deberá: Seleccionar la opción "Más" El sistema desplegará un listado de opciones. Seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento" 30 Una vez seleccionado, el sistema presentará un nuevo formulario en donde el usuario deberá: Seleccionar la opción "Ver Documento" El usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento", y el sistema habilitará una nueva pestaña en dónde se podrá hacer la edición en línea del documento. Iniciar sesión en Microsoft En caso de no tener iniciada la sesión en la cuenta de Microsoft, el usuario deberá realizar ese paso adicional. Una vez se inicie sesión en Microsoft, en la nueva ventana se presentará el documento online para ser editado. Los cambios realizados sobre este documento serán almacenados automáticamente. Además, el usuario elaborador podrá 31 realizar el cierre de la ventana y retomar nuevamente la edición oprimiendo el botón "Ver Documento". 3.3.1 Creación de documento secundario en formato word Para la creación de documentos secundarios el Usuario Elaborador deberá realizar clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las siguientes acciones: Seleccionar la opción 32 Seleccionar la opción Posteriormente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar la siguiente acción: Seleccionar el campo Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá: 33 Seleccionar la plantilla El usuario deberá desplegar el campo Plantilla y seleccionar la opción "DPP - Documento Secundario". Posteriormente, deberá: 34 Escoger el tipo de documento Desplegar el campo "DPP - Tipo Documento Secundario" y escoger la opción correspondiente. Escribir el nombre del documento Especificar el nombre del documento en el campo "DPP - Nombre Documento". Dar clic Dar clic en el botón "Crear". Para habilitar esta opción, es obligatorio que el usuario diligencie los dos campos mencionados en el paso 1 y 2. Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo deberá: Actualizar Dar clic en el ícono de actualizar. Este ícono se encuentra ubicado en la parte superior derecha del repositorio. Una vez actualizada la página el "Nuevo documento" se almacenará dentro de la carpeta "DOCUMENTOS SECUNDARIOS" Posteriormente, para editar el documento el Usuario Elaborador deberá ingresar a la carpeta y realizar los siguientes pasos: 35 Seleccionar el documento El usuario deberá hacer check sobre el documento secundario. Desplegar opción Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más". Seleccionar formulario De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento Secundario". El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la edición del documento. 36 Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la edición del documento en línea. Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento secundario para las siguientes acciones: 37 Seleccionar la acción El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR GESTIÓN". Diligenciar El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones. Finalizar Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". Automáticamente, el archivo en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los cambios realizados en SharePoint. 3.3.2 Creación de documento secundario en formato excel 38 Para la creación de documentos secundarios en formato excel Usuario Elaborador deberá realizar clic derecho sobre el repositorio de Laserfiche y continuar con las siguientes acciones: Seleccionar la opción Seleccionar la opción Seguidamente Laserfiche visualizará la siguiente ventana donde deberá realizar la siguiente acción: 39 Seleccionar el campo Laserfiche visualizará una nueva ventana donde el Usuario Elaborador deberá: 40 Posteriormente, deberá: Una vez diligenciada la plantilla, el Usuario Elaborador podrá visualizar el "Nuevo documento" dentro del repositorio de Laserfiche, sin embargo, antes de usarlo deberá: 41 Posteriormente, para editar el documento, el Usuario Elaborador deberá ingresar a la carpeta y realizar los siguientes pasos: Seleccionar el documento El usuario deberá hacer check sobre el documento. Desplegar Más opciones Sobre el panel derecho, deberá desplegar la opción de "Más". Seleccionar formulario De la lista desplegada, deberá seleccionar la opción "DPP-Gestión de Documento Secundario". El sistema presentará el formulario "Gestión de Documento Secundario" en donde el usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento" para visualizar y hacer la edición del documento. 42 Automáticamente, el sistema redirigirá al usuario a SharePoint para realizar la edición del documento en línea. 43 Una vez el usuario termine de editar el documento, deberá cerrar la ventana de SharePoint y dirigirse nuevamente al formulario de Gestión de documento secundario para las siguientes acciones: Seleccionar la acción El usuario deberá relacionar en el campo "Acción" la opción "FINALIZAR GESTIÓN". Diligenciar El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de observaciones. Finalizar Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". 44 Automáticamente, el archivo excel en Laserfiche se actualizará de acuerdo con los cambios realizados en SharePoint. 3.3.3 Acciones sobre el documento actualizado Una vez el Usuario Elaborador finalice la actualización de los documentos podrá realizar las siguientes acciones para que el flujo de proceso de documento avance. Escenario 1. Acción "Finalizar Gestión del documento". El usuario deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: Seleccionar Acción Deberá escoger la opción "FINALIZAR GESTIÓN". Diligenciar Observaciones El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo "Observaciones". Finalizar gestión 45 Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar". Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario: •  Si el documento en actualización tiene asignado a un solo usuario elaborador, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta "03. REVISION DOCUMENTOS", e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al Usuario Revisor la revisión del documento. •  Si el documento en actualización tiene asignado varios usuarios elaboradores, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del siguiente Usuario Elaborador, e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al siguiente usuario elaborador, quién también deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los pasos que han sido explicados. Escenario 2: Acción "Devolver el documento a" un usuario Elaborador. Para los casos donde el documento tiene asignado más de un Usuario Elaborador y uno de ellos decida devolver el documento a otro Usuario Elaborador, este deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: 46 Seleccionar Acción Deberá escoger la acción "DEVOLVER DOCUMENTO A". Seleccionar usuario elaborador El usuario deberá escoger el usuario elaborador al que realizará la devolución del documento. Diligenciar Observaciones Para realizar la devolución de un documento, se requiere que el usuario diligencie obligatoriamente las observaciones al respecto. Finalizar gestión Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar". Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del Usuario Elaborador seleccionado, e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al Usuario Elaborador seleccionado la devolución del documento, quién deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los pasos que han sido explicados. 4. Anulación de documentos secundarios en fase 02. ELABORACION DE DOCUMENTOS En caso de que el usuario haya creado un documento secundario en la fase 02. ELABORACION DE DOCUMENTOS y por algún motivo este documento deba ser anulado. El usuario deberá: 47 Seleccionar el documento a anular haciendo check en su casilla y posteriormente en el panel de metadatos desplegar en la opción “Más” el formulario “DPP – Gestión de Documento Secundario”. Laserfiche desplegará en la parte derecha de la ventana el formulario “DPP – Gestión de Documento Secundario”. Allí el usuario deberá seleccionar la opción “ANULAR DOCUMENTO” en el campo “Acción”, diligenciar las observaciones de la anulación en el campo respectivo y dar clic en el botón “Finalizar”. Una vez realizadas estas acciones, el documento desaparecerá de la carpeta y el metadato “DPP – Numero Documento” se reorganizará. 48 Los documentos anulados se moverán a la carpeta 14. ANULADOS, subcarpeta DOCUMENTOS SECUNDARIOS. NOTAS: 1. En caso de que el documento secundario a anular en la fase 02. ELABORACION DE DOCUMENTOS ya sea un documento publicado, al momento de hacer la anulación, el metadato “DPP – Numero Documento” no se actualizará. Adicionalmente, el código de este documento será anulado, por lo tanto, este código no se volverá a asignar. En caso de añadir nuevos documentos secundarios, el código que Laserfiche asignará será el correspondiente a la secuencia. 2. Los documentos publicados secundarios una vez sean anulados, serán movidos automáticamente a la carpeta 10. OBSOLETO, subcarpeta DOCUMENTOS INTERNOS, con su respectiva marca de agua. 5. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento El Usuario Elaborador deberá ingresar al enlace recibido dentro de la notificación enviada por Laserfiche una vez el documento ha sido publicado. 49 El enlace direccionará al Usuario Elaborador al formulario “Encuesta de satisfacción” donde deberá diligenciar cada uno de los campos. 50 51 Una vez enviado el formulario “Encuesta de Satisfacción” Laserfiche notificará a través de correo electrónico el radicado del diligenciamiento de la encuesta al Usuario Elaborador y le notificará al Usuario Administrador 1 (responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE), el envío de la encuesta diligenciada.