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Home My WebLink About2024-09-11 Manual de usuario Documentacion por procesos - Solicitante V10 Enterprise Document Management Solution Elaborado por: Gestech Ltda Código: APPL-001 Mayo 17 de 2018 Versión 1.0 2 MANUAL DE USUARIO DOCUMENTACIÓN POR PROCESOS USUARIO SOLICITANTE 3 1. Control de Versiones Versión Documento Versión Configuración Fecha Descripción Elaboró 1.0 1.0.0 2019-11-26 Elaboración del manual de usuario Laura Méndez 2.0 2.0.0 2021-09-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 3.0 3.0.0 2021-11-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 4.0 4.0.0 2021-12-03 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda Laura Méndez 5.0 4.0.0 2021-12-28 Actualización del manual de usuario. Se divide manual por roles dentro del proceso. Keyla Tejeda Laura Méndez 6.0 5.0.0 2022-09-12 Actualización del manual de usuario. Se integra las áreas documentales de Procesos y Calidad, Normativa Técnica y HSE. Keyla Tejeda 7.0 6.0.0 2023-06-13 Actualización del manual de usuario. Se agrega explicación de solicitud de consulta a documentos confidenciales. Marineth Calderón 8.0 6.0.0 2023-07-25 Actualización del manual de usuario. Se actualiza de acuerdo con los ajustes solicitados por los usuarios. Marineth Calderón 9.0 7.0.0 2023-08-14 Actualización del manual de usuario de acuerdo con observaciones realizadas por el área usuaria. Marineth Calderón 4 Laserfiche, crea soluciones sencillas y elegantes para la administración de documentos que ayudan a las organizaciones a funcionar de manera inteligente. Al digitalizar archivos en papel, Laserfiche habilita a los usuarios para señalar instantáneamente la información que necesitan, para colaborar efectivamente y completar las tareas diarias en forma efectiva. El acceso seguro a la aplicación permite a las organizaciones compartir información con oficinas remotas, socios de negocios y clientes, mientras que las opciones de seguridad de usuario y basadas en funciones aseguran el cumplimiento con los estándares gubernamentales e industriales. 5 ÍNDICE 1. Control de Versiones ................................................................ 3 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos................................... 6 2. Definiciones ........................................................................... 6 3. Plan de normalización ............................................................... 6 3.1 Elaboración de la solicitud plan de normalización ........................... 6 4. Solicitud creación / actualización de documentos por fuera del plan de normalización. ........................................................................... 11 5. Consulta de documentos desde el Mapa de procesos ....................... 16 6. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento ............... 18 7. Otras acciones del proceso realizadas por el Usuario Solicitante ........... 19 7.1 Solicitud de criterio técnico ................................................... 19 7.2 Solicitud Consulta de documentos confidenciales ........................ 22 7.2.1 Consulta de documentos confidenciales .............................. 24 6 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos. El proceso de Documentación por Procesos incluye las siguientes actividades definidas. 2. Definiciones • Usuario Solicitante: Responsable de la Unidad de Negocio que elabora la solicitud del plan anual de normalización y la solicitud de creación / actualización de documentos por fuera del plan anual de normalización. También es el responsable de realizar solicitudes de criterios técnicos, consultar documentos en el gestor documental y consultar las NTC ICONTEC e- collection. • Usuario Administrador 1: Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE. • Usuario Administrador 2: Gerente de Procesos y Calidad. 3. Plan de normalización A continuación, se describen las actividades del plan de normalización y las acciones que debe realizar el Usuario Solicitante en Laserfiche. 3.1 Elaboración de la solicitud plan de normalización Para realizar la solicitud de plan de normalización, el Usuario Solicitante deberá dar clic sobre el enlace recibido a través del correo electrónico o ingresar directamente desde el portal web. Para la creación de una solicitud del plan de normalización desde el portal web, el Usuario Solicitante, deberá ingresar al enlace https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html y seleccionar en la parte superior izquierda de la página la opción “Documentación por procesos”. 7 Inmediatamente, se desplegarán las siguientes opciones donde el Usuario Solicitante deberá ingresar a la opción “Elaboración de Plan de Normalización”. Seguidamente, el Usuario Solicitante será direccionado al formulario “Elaboración de Plan de Normalización” donde deberá diligenciar la información solicitada. En caso contrario, también podrá dirigirse dando clic sobre el enlace recibido a través del correo electrónico: 8 Al hacer clic en el enlace incluido en la notificación, el Usuario Solicitante será direccionado al formulario “Elaboración de Plan de Normalización” donde deberá diligenciar la información solicitada. En el formulario deberá digitar su código en el campo “Código Solicitante” y automáticamente se cargará los campos “Nombre Solicitante, Correo Solicitante y Unidad de Negocio Solicitante”. Seguidamente, deberá seleccionar una de las opciones en el campo “Área Responsable del Trámite y Aprobación del Plan”, y diligenciar los campos relacionados en las secciones “Solicitud de creación de documentos” y/o “Solicitud de actualización de documentos”, según corresponda. Tener en cuenta que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. 9 Al seleccionar la opción “Agregar” se desplegarán los campos a diligenciar en la sección “Solicitud de creación de documentos” y “Solicitud de actualización de documentos”. 10 Una vez diligenciados todos los campos, el Usuario Solicitante deberá seleccionar el botón “Enviar”. 11 Realizada esta acción, Laserfiche notificará a través de correo electrónico al Usuario Solicitante indicando el número de radicado asignado a su solicitud y al Usuario Administrador 1 y/o al Usuario Administrador 2 para la revisión de la solicitud. 4. Solicitud creación / actualización de documentos por fuera del plan de normalización. A continuación, se describen las actividades para el diligenciamiento de la Solicitud creación / actualización de documentos por fuera del plan de normalización y las acciones que debe realizar el Usuario Solicitante en Laserfiche. Para la creación de una solicitud por fuera del plan de normalización, el Usuario Solicitante, deberá ingresar al Portal web https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html y seleccionar en la parte superior izquierda de la página la opción “Documentación por procesos”. Inmediatamente, se desplegarán las siguientes opciones donde el Usuario Solicitante deberá ingresar a la opción “Solicitud Creación/Actualización Documentos”. 12 Una vez seleccionada la opción “Solicitud Creación/Actualización Documentos” se despliega para el diligenciamiento el formulario “Solicitud de Actualización o Creación de Documentos”. El Usuario Solicitante deberá digitar su código en el campo “Código Solicitante” y automáticamente se cargará los campos “Nombre Solicitante, Correo Solicitante y Unidad de Negocio Solicitante”. Seguidamente, deberá seleccionar una de las opciones en el campo “Área Encargada de la Solicitud”. En la sección “Datos de Solicitud” el Usuario Solicitante deberá diligenciar los campos “Fecha Límite de Elaboración, Fecha Tentativa de Publicación”. Para el campo “Tipo de Solicitud” al seleccionar la opción “Creación” deberá diligenciar los campos “Tipo de Documento, Nombre Propuesto del Documento, Ámbito de Aplicación, Justificación, Dirección, Proceso, Subproceso, Prioridad, ¿Es de su conocimiento, si existe un documento elaborado que contenga el proceso objeto de la solicitud?, Responsable de Proceso, Personas que van a participar en la mesa de trabajo, Nivel de Confidencialidad, Adjuntar”. 13 Si la opción a seleccionar es la “Actualización”, Laserfiche autocompletará los campos “Nombre Propuesto, Nombre del Documento, Dirección, Proceso y Subproceso”. El campo “Nombre propuesto” se encontrará habilitado para su edición para que el usuario pueda proponer un nuevo nombre al documento. . El Usuario Solicitante deberá diligenciar los campos “Código del Documento, Justificación, Prioridad, ¿Es de su conocimiento, si existe un documento elaborado que contenga el proceso objeto de la solicitud?, Responsable del proceso, Personas que van a participar en la mesa de trabajo, Nivel de Confidencialidad y Adjuntar”. 14 El Usuario Solicitante deberá proponer el elaborador, revisor y aprobador de la solicitud. En este punto, se podrá agregar cuantos elaboradores, revisores y aprobados se requieran haciendo clic en la opción “Agregar”. Tener en cuenta que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. 15 NOTA: El Usuario Solicitante tendrá la posibilidad de agregar hasta 10 Elaboradores, 10 Revisores y 10 Aprobadores, acción que realizará haciendo clic en la opción “Agregar”. Una vez diligenciado el formulario, el Usuario Solicitante deberá seleccionar la opción “Enviar” dentro del formulario. Realizado este envío, Laserfiche notificará por correo electrónico la generación de la solicitud con su respectivo número de radicado al Usuario Solicitante y al Usuario Administrador 1 (Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa 16 Técnica / Responsable HSE) y/o Usuario Administrador 2 (Gerente de Procesos y calidad) la revisión de la solicitud. Una vez surtido todo el proceso de flujo del documento el Usuario Solicitante recibirá un enlace con el documento publicado. 5. Consulta de documentos desde el Mapa de procesos Para realizar la consulta de los documentos desde el mapa de procesos, el usuario deberá ingresar al portal web a través enlace https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html y seleccionar en la parte superior izquierda de la página la opción “Documentación por procesos”. En la ventana se visualizarán las siguientes opciones donde el Usuario Solicitante deberá ingresar a la opción “Consultar Mapa de Procesos”. 17 Inmediatamente el sistema lo redirigirá a una nueva ventana donde el usuario deberá seleccionar el proceso que contiene el documento a consultar dentro del mapa de procesos. 18 Al haber seleccionado el proceso el sistema lo redirigirá a weblink, en donde podrá realizar la búsqueda del documento ingresando al subproceso correspondiente o navegando en las tipologías documentales según corresponda. Una vez ubicado el documento, deberá dar clic sobre el mismo para visualizarlo: 6. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento El Usuario Solicitante deberá ingresar al enlace recibido dentro de la notificación enviada por Laserfiche una vez el documento ha sido publicado. 19 El enlace direccionará al Usuario Solicitante al formulario “Encuesta de Satisfacción” donde deberá diligenciar cada uno de los campos. Una vez enviado el formulario “Encuesta de Satisfacción”, Laserfiche notificará a través de correo electrónico el radicado del diligenciamiento de la encuesta al Usuario Solicitante y notificará al Usuario Administrador 1 (Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE) el envío de la encuesta diligenciada. 7. Otras acciones del proceso realizadas por el Usuario Solicitante 7.1 Solicitud de criterio técnico Para realizar una solicitud de criterio técnico, el Usuario Solicitante deberá ingresar al portal Web https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html En la parte superior de la pantalla seleccionará la opción “Documentación por procesos”. 20 Seguidamente el Usuario Solicitante deberá acceder en la opción “Solicitud criterio técnico”. A continuación, se despliega el formulario “Solicitud de criterio técnico”, para que el Usuario Solicitante realice su respectivo diligenciamiento. 21 Una vez diligenciado el formulario, Laserfiche notificará al Usuario Solicitante la solicitud de criterio técnico creada a través de correo electrónico. Una vez surtido todo el proceso de flujo del documento Laserfiche le notificará al Usuario Solicitante la gestión sobre su solicitud de criterio técnico. 22 7.2 Solicitud Consulta de documentos confidenciales Para realizar una solicitud de acceso a documentos confidenciales, el Usuario Solicitante deberá ingresar al portal Web https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html En la parte superior de la pantalla seleccionará la opción “Documentación por procesos”. Seguidamente el Usuario Solicitante deberá acceder en la opción “Solicitud Consulta de Documentos Confidenciales” 23 A continuación, se despliega el formulario “Solicitud Consulta de Documentos confidenciales”, para que el Usuario Solicitante realice su respectivo diligenciamiento. 24 Una vez diligenciado el formulario, realizará la asignación automática del aprobador encargado de hacer revisión sobre la solicitud, según el responsable del proceso. Además, el sistema enviará una notificación con el número de radicado de la solicitud y le informará al usuario aprobador que tiene una solicitud pendiente por revisar. Nota: En caso de que el proceso del documento no cuente con responsable asignado, Laserfiche asignará la solicitud al usuario administrador del área encargada, quién tendrá la opción de aprobar o rechazar la solicitud. Adicionalmente, se enviará una notificación por correo electrónico indicando la novedad presentada a los usuarios administradores. 7.2.1 Consulta de documentos confidenciales 25 Una vez la solicitud de consulta a documentos confidenciales es aprobada, se enviará una notificación al usuario solicitante confirmando la aprobación de su solicitud. La notificación de aprobación enviada al solicitante tendrá el enlace, usuario y contraseña temporal con el que podrá acceder a consultar el documento. Además, se indicará la fecha límite de consulta del documento. Para realizar la consulta del documento confidencial, el usuario solicitante deberá ingresar al enlace enviado por correo electrónico y diligenciar las credenciales enviadas. Una vez se realice el ingreso, el usuario podrá consultar los documentos correspondientes dando clic sobre cada uno. 26 Automáticamente el sistema habilitará una nueva pestaña con la visualización de éstos, y el usuario solo tendrá habilitado los permisos para leer y navegar. Nota: Una vez cumplido el tiempo de consulta del documento, el usuario y contraseña será eliminado automáticamente de la consola de administración y aparecerá el siguiente mensaje: