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HomeMy WebLinkAbout2023-08-14 Manual de usuario Normativa Técnica - Revisor V10 Enterprise Document Management Solution Elaborado por: Gestech Código: APPL-001 Mayo 17 de 2018 Versión 1.0 2 MANUAL DE USUARIO DOCUMENTACIÓN POR PROCESOS USUARIO REVISOR 3 1. Control de Versiones Versión Documento Versión Configuración Fecha Descripción Elaboró 1.0 1.0.0 2019-11-26 Elaboración del manual de usuario Laura Méndez 2.0 2.0.0 2021-09-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 3.0 3.0.0 2021-11-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 4.0 4.0.0 2021-12-03 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda Laura Méndez 5.0 4.0.0 2021-12-28 Actualización del manual de usuario. Se divide manual por roles dentro del proceso. Keyla Tejeda Laura Méndez 6.0 5.0.0 2022-03-30 Actualización del manual de usuario. Se integra las áreas documentales de Procesos y Calidad, Normativa Técnica y HSE. Keyla Tejeda 7.0 6.0.0 2023-06-13 Actualización del manual de usuario. Se especifican las acciones a realizar desde formularios. Marineth Calderón 8.0 6.0.0 2023-07-25 Actualización del manual de usuario. Se actualiza el manual de acuerdo con lo sugerido por los usuarios. Marineth Calderón 9.0 6.0.0 2023-08-14 Actualización del manual de usuario de acuerdo con observaciones realizadas por el área usuaria. Marineth Calderón 4 Laserfiche, crea soluciones sencillas y elegantes para la administración de documentos que ayudan a las organizaciones a funcionar de manera inteligente. Al digitalizar archivos en papel, Laserfiche habilita a los usuarios para señalar instantáneamente la información que necesitan, para colaborar efectivamente y completar las tareas diarias en forma efectiva. El acceso seguro a la aplicación permite a las organizaciones compartir información con oficinas remotas, socios de negocios y clientes, mientras que las opciones de seguridad de usuario y basadas en funciones aseguran el cumplimiento con los estándares gubernamentales e industriales. 5 ÍNDICE 1. Control de Versiones ................................................................ 3 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos................................... 6 2. Definiciones ........................................................................... 6 3. Revisión de documentos de proceso. ............................................. 6 3.1 Acciones sobre el documento revisado ..................................... 12 4. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento ............... 17 6 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos. El proceso de Documentación por procesos incluye las siguientes actividades definidas. 2. Definiciones • Usuario Revisor: Usuario asignado para la revisión de los documentos elaborados o modificados por el Usuario Elaborador. • Usuario Administrador 1: Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE. • Usuario Administrador 2: Gerente de Procesos y Calidad. • Metadato: Los metadatos, consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos. Para este proceso un ejemplo de metadato son los campos dentro del repositorio de Laserfiche que describen información del proceso, como nombre de revisor, acción de revisión de un documento, fechas de revisión. 3. Revisión de documentos de proceso. A continuación, se describen las actividades de revisión del documento para la Solicitud creación / actualización de documentos y las acciones que deben realizar el Usuario Revisor en Laserfiche. El Usuario Revisor podrá realizar la revisión de los documentos elaborados a través de las siguientes dos formas: 1. Ingresando al enlace incluido en la notificación recibida automáticamente por Laserfiche. El Usuario Revisor deberá seleccionar el enlace ubicado dentro de la notificación de correo electrónico donde Laserfiche lo enviará directamente al repositorio. Nota: Si es primera vez que el Usuario Elaborador ingresa a Laserfiche el sistema solicitará las credenciales de acceso. De lo contrario visualizará la pantalla indicada. 7 2. Ingresando directo a “Laserfiche Web Client” El Usuario Revisor deberá ingresar al portal web a través del siguiente enlace: https://gestordocumental.grupovanti.com/PortalLaserfiche/index.html. Una vez el Usuario Revisor esté dentro del portal deberá ubicar la sección Laserfiche Web Client y seleccionar la opción “Abrir”. Al momento de hacer el ingreso, el Usuario Revisor deberá validar: 1. Si el usuario es genérico, se diligenciarán los campos “Nombre de Usuario” y “Contraseña”. Posteriormente, se dará clic en el botón “Iniciar sesión”. 8 2. Si el usuario no es genérico, deberá seleccionar el botón “(SAML) Vanti Azure AD” 9 En la ventana siguiente, ingresar con usuario y contraseña. 10 Posteriormente, dentro del repositorio, el Usuario Revisor deberá ingresar a la carpeta de “BP-DOCUMENTACIÓN POR PROCESOS”. Una vez haya ingresado, deberá dirigirse a la carpeta de la fase “03. REVISION DOCUMENTOS” y realizar las siguientes acciones: Ingresar a carpeta del usuario Cada Usuario Revisor tendrá asignada una carpeta con su nombre donde encontrará la solicitud que tenga para su gestión. Ingresar a la solicitud Dentro de la carpeta de la solicitud el Usuario Revisor visualizará la solicitud y el documento a revisar. Seleccionar el documento Una vez el Usuario Revisor seleccione el documento, Laserfiche abrirá un panel derecho en donde el usuario deberá: Desplegar Desplegar la opción "Más" del panel derecho. 11 Seleccionar Seleccionar la opción "DPP - Gestión de Documento" de la lista. Automáticamente, el sistema habilitará el formulario "Gestión de Documento". Para leer y editar el documento, el usuario revisor deberá: Seleccionar la opción "Ver Documento" El usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento", y el sistema habilitará una nueva pestaña en dónde se podrá hacer la revisión y edición en línea del documento. Iniciar sesión en Microsoft 12 En caso de no tener iniciada la sesión en la cuenta de Microsoft, el usuario deberá realizar ese paso adicional. Una vez se inicie sesión en Microsoft, en la nueva ventana se presentará el documento online para ser revisado. Los cambios realizados sobre este documento serán almacenados automáticamente. Además, el usuario revisor podrá realizar el cierre de la ventana y retomar nuevamente la revisión oprimiendo el botón "Ver Documento". 3.1 Acciones sobre el documento revisado Una vez el Usuario Revisor finalice la revisión de los documentos podrá realizar las siguientes acciones para que el flujo de proceso de documento avance. Escenario 1: Acción "Devolver a Elaborador". Si el Usuario Revisor identifica que el documento necesita ser ajustado por algún Usuario Elaborador, deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: 13 Seleccionar Acción Deberá escoger la opción "DEVOLVER A ELABORADOR". Seleccionar Elaborador El usuario Revisor deberá especificar el usuario elaborador a quién realizará la devolución del documento. Diligenciar Observaciones El usuario deberá diligenciar obligatoriamente las observaciones correspondientes por la devolución del documento a la fase de Elaboración. Finalizar Gestión Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta "02. ELABORACION DOCUMENTOS", e inmediatamente notificará a través de correo electrónico al Usuario Elaborador la revisión del documento, quién deberá realizar la gestión correspondiente de acuerdo con los pasos explicados en el manual del elaborador. Escenario 2: Acción "Devolver a Revisor". Para los casos donde el documento tiene asignado más de un Usuario Revisor y uno de ellos decida devolver el documento a otro Usuario revisor, este deberá: 14 Seleccionar Acción Deberá a escoger la acción "DEVOLVER A REVISOR". Seleccionar Revisor Deberá especificar el usuario revisor a quién realizará la devolución del documento. Diligenciar Observaciones El usuario deberá diligenciar obligatoriamente las observaciones correspondientes por la devolución del documento. 15 Finalizar Gestión Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del Usuario Revisor seleccionado, e inmediatamente notificará a través de correo electrónico al Usuario Revisor la devolución del documento, quién deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los pasos que han sido explicados anteriormente. Escenario 3: Acción "Finalizar Gestión". El usuario deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: Seleccionar Acción El usuario deberá seleccionar la opción "FINALIZAR GESTIÓN". 16 Diligenciar Revisor Final Si el documento requiere de una revisión final, adicional a lo especificado en la solicitud de Creación/Actualización del documento, se deberá especificar en el campo el usuario encargado de realizar dicha revisión final. En caso de no requerirlo, el campo se deberá dejar vacío. Nota: este campo podrá ser editado por los diferentes usuarios revisores del proceso. Diligenciar Observaciones El usuario podrá diligenciar opcionalmente observaciones sobre la revisión. Finalizar Gestión Finalmente, el usuario deberá dar clic en el botón "Finalizar". Una vez finalizada la gestión y enviado el formulario: • Si el documento en Revisión tiene asignado varios usuarios revisores, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta del siguiente Usuario Revisor, e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al usuario la revisión del documento, quién también deberá realizar la gestión del documento de acuerdo con los pasos que han sido explicados. Cuando se finalice la gestión por parte del último usuario revisor, el sistema validará si el campo "Nombre de revisor final" se encuentra diligenciado: • Si se encuentra diligenciado, se remitirá la solicitud para que el usuario indicado realice la revisión final del documento, y posterior a esta revisión se avance a la fase de aprobación. • Si no se encuentra diligenciado, Laserfiche moverá la solicitud a la carpeta "04. APROBACION DOCUMENTOS", e inmediatamente se notificará a través de correo electrónico al Usuario Aprobador la revisión del documento. 17 4. Diligenciamiento de encuesta de satisfacción de documento El Usuario Revisor deberá ingresar al enlace recibido dentro de la notificación enviada por Laserfiche una vez el documento ha sido publicado. El enlace direccionará al Usuario Revisor al siguiente formulario “Encuesta de satisfacción” donde deberá diligenciar cada uno de los campos. 18 19 20 Una vez enviado el formulario “Encuesta de Satisfacción” Laserfiche notificará a través de correo electrónico el radicado del diligenciamiento de la encuesta al Usuario Revisor y le notificará al Usuario Administrador 1 (Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE) el envío de la encuesta diligenciada.