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HomeMy WebLinkAbout2023-06-15 Manual de usuario Normativa Técnica - Aprobador V7 Enterprise Document Management Solution Elaborado por: Gestech Ltda Código: APPL-001 Mayo 17 de 2018 Versión 1.0 2 MANUAL DE USUARIO DOCUMENTACIÓN POR PROCESOS USUARIO APROBADOR 3 1. Control de Versiones Versión Documento Versión Configuración Fecha Descripción Elaboró 1.0 1.0.0 2019-11-26 Elaboración del manual de usuario Laura Méndez 2.0 2.0.0 2021-09-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 3.0 3.0.0 2021-11-23 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda 4.0 4.0.0 2021-12-03 Actualización del manual de usuario Keyla Tejeda Laura Méndez 5.0 4.0.0 2021-12-28 Actualización del manual de usuario. Se divide manual por roles dentro del proceso. Keyla Tejeda Laura Méndez 6.0 4.0.0 2022-03-15 Actualización del manual de usuario. Se integra las áreas documentales de Procesos y Calidad, Normativa Técnica y HSE. Keyla Tejeda 7.0 5.0.0 2023-06-13 Actualización del manual de usuario. Se especifican acciones a realizar desde formularios. Marineth Calderón 4 Laserfiche, crea soluciones sencillas y elegantes para la administración de documentos que ayudan a las organizaciones a funcionar de manera inteligente. Al digitalizar archivos en papel, Laserfiche habilita a los usuarios para señalar instantáneamente la información que necesitan, para colaborar efectivamente y completar las tareas diarias en forma efectiva. El acceso seguro a la aplicación permite a las organizaciones compartir información con oficinas remotas, socios de negocios y clientes, mientras que las opciones de seguridad de usuario y basadas en funciones aseguran el cumplimiento con los estándares gubernamentales e industriales. 5 ÍNDICE 1. Control de Versiones ................................................................ 3 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos................................... 6 2. Definiciones........................................................................... 6 3. Solicitud creación / actualización de documentos. ............................ 6 3.1 Aprobación del documento ..................................................... 6 6 Flujo de Proceso para: Documentación por procesos. El proceso de Documentación por Procesos incluye el siguiente rol para la ejecución de cada una de las actividades definidas. • Usuario Aprobador: Usuario asignado para la aprobación de los documentos revisador por el Usuario Revisor. • Usuario Administrador 1: Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE. 2. Definiciones ▪ Metadato: Los metadatos, consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos. Para este proceso un ejemplo de metadato son los campos dentro del repositorio de Laserfiche que describen información del proceso, como nombre de revisor, acción de revisión de un documento, fechas de revisión. 3. Solicitud creación / actualización de documentos. A continuación, se describen las actividades para la Solicitud creación / actualización de documentos y las acciones que debe realizar el usuario Aprobador en Laserfiche. 3.1 Aprobación del documento El Usuario Aprobador podrá realizar la aprobación de documentos a través del enlace incluido en la notificación recibida automáticamente por Laserfiche. Si es por primera vez que ingresará al portal de Laserfiche a través del enlace notificado el Usuario Aprobador deberá validar los siguientes pasos, sino es la primera vez podrá visualizar la solicitud en la carpeta “04. APROBACIÓN DOCUMENTOS”, que se detalla más adelante: 1. Si el usuario es genérico, se diligenciarán los campos “Nombre de Usuario” y “Contraseña”. Posteriormente, se dará clic en el botón “Iniciar sesión”. 7 2. Si el usuario no es genérico, deberá seleccionar el botón “(SAML) Vanti Azure AD” 8 En la ventana siguiente, ingresar con su usuario y contraseña. 9 Posteriormente, dentro del repositorio, el Usuario Aprobador podrá ingresar a la carpeta “04. APROBACIÓN DOCUMENTOS” dentro del BP de DOCUMENTACION POR PROCESOS. Luego, deberá realizar los siguientes pasos: Ingresar a la carpeta del usuario Cada Usuario Aprobador tendrá asignada una carpeta con su nombre donde encontrará la solicitud que tenga para su gestión. Ingresar a la Solicitud Dentro de la carpeta de la solicitud el Usuario Aprobador visualizará la solicitud y el documento a revisar. Seleccionar el documento Una vez el Usuario Aprobador seleccione el documento, Laserfiche abrirá un panel derecho en donde el usuario deberá: Seleccionar la pestaña Seleccionar la opción "DPP - Gestión de Documento". Para leer el documento, el usuario aprobador deberá: 10 Seleccionar la opción "Ver Documento" El usuario deberá dar clic en el botón "Ver Documento", y el sistema habilitará una nueva pestaña en dónde se podrá hacer la edición en línea del documento. Iniciar sesión en Microsoft En caso de no tener iniciada la sesión en la cuenta de Microsoft, el usuario deberá realizar ese paso adicional. Una vez se inicie sesión en Microsoft, en la nueva ventana se presentará el documento online para ser revisado. Además, el usuario aprobador podrá realizar el cierre de la ventana y retomar nuevamente la revisión oprimiendo el botón "Ver Documento". 11 Una vez el Usuario Aprobador finalice la revisión de los documentos, podrá realizar las siguientes acciones para que el flujo de proceso de documento avance. Escenario 1: Acción "Aprobar Documento". Si el Usuario Aprobador identifica que el documento se encuentra correcto, deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: Seleccionar Acción Deberá seleccionar la acción "APROBAR DOCUMENTO". Diligenciar Observaciones El usuario podrá diligenciar opcionalmente el campo de "Observaciones". 12 Finalizar Gestión Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". Si hay más aprobadores pendientes, se moverá la solicitud a la carpeta del aprobador correspondiente y Laserfiche notificará al siguiente aprobador la revisión del documento. Si no hay más aprobadores pendientes, inmediatamente Laserfiche notificará a través de correo electrónico al Usuario Administrador 1 (Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE) la revisión de la previsualización del documento. Escenario 2: Acción "Devolver a Revisor". Si el Usuario Aprobador identifica que el documento necesita ser ajustado por algún Usuario Revisor, deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: 13 Seleccionar Acción Se deberá seleccionar la opción "DEVOLVER A REVISOR". Diligenciar Revisor El usuario Aprobador deberá especificar el usuario Revisor a quién hará la devolución del documento. Diligenciar Observaciones El usuario aprobador deberá diligenciar las observaciones obligatoriamente. Finalizar Gestión Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". Inmediatamente Laserfiche notificará a través de correo electrónico al Usuario Revisor la revisión del documento, quién deberá realizar la gestión correspondiente de acuerdo con los pasos planteados en el manual de usuario del Revisor. Escenario 3: Acción "Rechazar, cerrar solicitud". Si el Usuario Revisor identifica que el documento debe ser rechazado y se debe cerrar su gestión, deberá dirigirse al formulario "DPP-Gestión de documento" y realizar las siguientes acciones: 14 Seleccionar Acción Se deberá escoger la opción "RECHAZAR, CERRAR SOLICITUD". Diligenciar Observaciones El usuario aprobador deberá diligenciar las observaciones opcionalmente. Finalizar Gestión Finalmente, deberá dar clic en el botón "Finalizar". Inmediatamente Laserfiche notificará a través de correo electrónico al Usuario Solicitante y al Usuario Administrador 1 (Responsable de Procesos y Calidad / Responsable Normativa Técnica / Responsable HSE) el rechazo de la solicitud. Estas solicitudes serán almacenadas en la carpeta “07. RECHAZADOS”.